Postasul sunã întotdeauna de douã ori...

Natura postei electronice

E-mail-ul este un mediu asincron de comunicare. Partile implicate în procesul de expediere-receptie a mesajului sunt separate în timp si spatiu. Cu alte cuvinte, nu exista o conexiune directa între expeditor si destinatar. Una din parti scrie mesajul, care este expediat celeilalte parti. Destinatarul citeste mesajul si decide modul de raspuns si continutul acestuia. Tot acest proces este o versiune electronica a postei traditionale, cu deosebirea evidenta ca nu trebuie sa treaca zile sau chiar saptamâni pâna când mesajul ajunge la destinatar.
Elementele de comunicare existente într-o relatie fata-în-fata nu exista în e-mail, astfel ca interpretarea corecta a continutului mesajului este foarte importanta. O mica neconcordanta sau un mesaj interpretabil duce la un raspuns care cere clarificari, putând rezulta un fel de ping-pong între destinatii pentru a clarifica neîntelegerile, rezultatul fiind timp pierdut atât pentru expeditor cât si pentru destinatar.
Posta electronica este atât un mediu privat, cât si unul public. Putem sa ne imaginam fiecare ca avem un coltisor pe Internet, realitatea e însa ca enorm de multe persoane pot afla unde suntem localizati, de fapt pot sa afle adresele e-mail. Este extrem de neplacut sa constati ca au aparut o multime de mesaje nesolicitate în cutia postala. Unele dintre acestea ar putea în mod normal sa ne trezeasca interesul, însa faptul ca ele apar fara ca noi sa ne dam acordul în aceasta privinta trezeste de cele mai multe ori reactii de respingere si iritare.
Pare natural ca în tot acest hatis trebuie sa ne formam un sistem coerent de procesare a e-mail-urilor, cu rezultat direct în utilizarea mai eficienta a timpului (prea adesea foarte scurt) de care dispunem.
Manevrând posta electronica ajungem repede la concluzia enuntata la început, si anume ca posta electronica trebuie manevrata cu totul altfel decât mesajele pe hârtie. E-mail-urile se acumuleaza rapid, iar strategia de manevrare a acestor mesaje trebuie învatata extrem de repede. Secretarele si programul prestabilit de lucru pot simplifica activitatea, eliminând contactele nedorite. Din nefericire, posta electronica nu poate realiza acest lucru, manevrarea eficienta a mesajelor tinând exclusiv de organizarea proprie.
In continuare este prezentat un set de reguli pentru controlul si manevrarea eficienta a mesajelor electronice.

Reguli pentru organizarea mesajelor e-mail:

- Regula 1: Fixati-va un program pentru procesarea mesajelor. Alegeti perioade precise pentru citirea mesajelor, cum ar fi dimineata devreme, dupa prânz sau la terminarea programului. Aceasta va va ajuta la o procesare eficienta a mesajelor si de asemenea evita supraîncarcarea cutiei postale.
- Regula 2: Aplicati diferite metode pentru controlul mail-urilor la diferite ore. Dimineata aplicati regulile 3 si 4, dupa-amiaza aplicati regulile 6, 7 si 8, ceea ce va va ajuta sa sortati mesajele cu adevarat importante si sa le eliminati usor pe cele neinteresante.
- Regula 3: Verificati subiectele mesajelor si decideti imediat ce mesaje sa stergeti. Asta cere oarecare experienta, însa adesea subiectul mesajului si detaliile despre expeditor va vor oferi o idee pentru a putea decide daca un mesaj este cu adevarat important sau poate fi ignorat.
- Regula 4: Impartiti mesajele ramase în doua categorii, unele care necesita o analiza imediata si altele care mai pot astepta. Analizati imediat mesajele importante, nu amânati acest lucru nici macar pentru o jumatate de ora. Cele pe care le considerati mai putin urgente trebuie totusi analizate în aceeasi zi, chiar daca mai târziu; ar fi bine sa va fixati zilnic o ora pentru acest lucru.
- Regula 5: ªtergeti mail-urile care nu mai sunt necesare. Tasta Delete este una din cele mai importante în ceea ce priveste posta electronica. Uneori se aplica hotarârea categorica ?Delete all?, caci daca e ceva critic, veti putea fi contactat prin telefon. Totusi e bine sa recurgeti la aceasta solutie numai dupa ce ati aruncat o privire pe subiecte si expeditori.
- Regula 6: Utilizati folderele pentru a va organiza e-mail-urile.
Mesajele importante analizate trebuie mutate în foldere pentru
procesare, apoi în foldere cu
mesaje procesate. Lasati în Inbox numai mesajele care nu au fost procesate. In acest fel stiti întotdeauna care sunt mesajele pe care trebuie sa le analizati.
- Regula 7: Evitati sa raspundeti imediat. Asteptati o jumatate de zi sau o zi daca este posibil. Adaugati în raspuns fraze precum ?Am analizat cu atentie mesajul dumneavoastra?. Astfel evitati trimiterea unor raspunsuri pripite pe care s-ar putea sa le regretati ulterior. De asemenea, destinatarii raspunsurilor vor vedea ca  ati studiat cu atentie mesajele lor si ca ati dat un raspuns adecvat.
- Regula 8: Analizati la început
mesajele care pot fi rezolvate rapid, astfel încât cantitatea de mesaje care mai trebuie studiate sa scada cât
mai repede.
- Regula 9: Incercati sa raspundeti cu enunturi simple, clare - da, nu, de acord, regret. Raspundeti scurt si la obiect. Astfel usurati viata partenerilor dumneavoastra si nu-i plictisiti cu detalii inutile. Gânditi-va în ce forma ati dori sa primiti mesajele si raspundeti în acelasi fel, concis, clar, fara ambiguitati. Astfel poate fi eliminat efectul ping-pong de care am pomenit anterior.
- Regula 10: Nu raspundeti mesajelor al caror expeditor nu va este cunoscut. Daca nu sunteti sigur, este preferabil totusi sa stergeti mesajul. A raspunde la astfel de mesaje poate fi echivalent cu includerea dumneavoastra pe o lista,
astfel încât veti primi tot timpul mesaje de acelasi tip.
- Regula 11: Daca si când este posibil, înaintati mailurile altor persoane care ar putea rezolva probleme specifice. Aplicati regula 9 adaugând un comentariu scurt cum ar fi ?Te rog sa raspunzi acestei cereri?. Trimiteti o copie a mesajului astfel completat si expeditorului, astfel încât acesta sa stie ca mesajul sau nu a fost ignorat, ci directionat catre persoana potrivita pentru analiza acestuia.
- Regula 12: Aplicati filtre de selectare a mesajelor - asemnea filtre exista în toate aplicatiile uzuale de e-mail si ajuta la îndepartarea mesajelor nesolicitate. Ulterior primirii unui astfel de mesaj, programul stie sa directioneze mesajele viitoare de acelasi tip într-un folder separat (ex. Junk mail) si nu în Inbox.
- Regula 13: Nu deschideti fisiere atasate mesajelor expediate de persoane pe care nu le cunoasteti. Acestea pot contine virusi sau alt tip de cod ostil care poate afecta securitatea sistemului dumneavoastra sau a retelei din care faceti parte. Cel mai bine ar fi sa nu deschideti fisiere atasate decât daca astepati din partea cuiva astfel de fisiere, deoarece exista virusi mai noi care pot trimite un mesaj ca si cum ar fi expediat de cineva cunoscut (adresa dumneavoastra este culeasa din agenda programului de e-mail al acestui cunoscut). Daca nu asteptati un fisier atasat, întrebati expeditorul daca stie despre acest fisier si ce anume contine el.
- Regula 14: Fiti atenti la optiunile ?remove? pe care le contin mail-urile nesolicitate. De multe ori puteti primi un mail care spune ca daca nu doriti sa primiti în continuare informatii despre subiectul respectiv puteti trimite un mail cu subiectul ?remove? (sau ceva asemanator) la adresa indicata. Asta suna convingator, însa informatiile despre dumneavoastra pot fi folosite pentru bombardarea cu alte tipuri de mesaje. Cel mai bine este sa marcati adresa expeditorului ca ?mesaj nesolicitat? si programul de e-mail va avea grija sa nu mai apara mesaje de acest gen în casuta postala.
- Regula 15: Arhivati mesajele în mod regulat. Pastrati o copie tiparita a celor mai importante mesaje.
Aceste reguli relativ simple permit managerului modern sa controleze cu succes un numar mare de e-mail-uri zilnic. Folderul inbox nu se va supraîncarca si veti putea raspunde rapid, eficient si clar.
 

Acest articol este preluat cu acordul Libipress.Toate drepturile rezervate Libripress.